Was kostet ein KI-Telefonassistent für Ihre Kanzlei?

Zwei Bausteine, volle Transparenz. Keine versteckten Kosten. Was ist ein KI-Telefonassistent?

4,86 / 5 Sterne81 Bewertungen auf ProvenExpert

Unser Preismodell besteht aus zwei Bausteinen: Der Done-for-You-Service von Digital Apes (Einrichtung, Konfiguration, laufende Betreuung & Optimierung) und die Plattformkosten von fonio.ai(Partnerlink) (Technologie, Telefonie, Minuten). So wissen Sie genau, wofür Sie bezahlen.

Womit Sie vergleichen sollten

Ein KI-Telefonassistent ersetzt keine Software. Er ersetzt eine Stelle, die Sie derzeit nicht besetzt bekommen. Deshalb dieser Vergleich:

 Empfangskraft, 20 Std./WocheKI-Telefonassistent
Kosten im ersten Jahr17.900–26.900 € inkl. AG-Anteil8.306 €
ErreichbarMo–Fr, ca. 9–14 Uhrrund um die Uhr
Urlaub, Krankheit, Fortbildungjanein
Einarbeitung6–8 Wochen72 Stunden
Kündigtirgendwannnie
Verfügbarwenn Sie jemanden findenab nächster Woche

Personalkosten für eine Stelle mit 20 Std./Woche inklusive Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung von 23,84 % (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung, Umlagen U1/U2, Insolvenzgeldumlage; ohne Berufsgenossenschaft). Untere Grenze: gesetzlicher Mindestlohn von 13,90 €/Std. seit 01.01.2026. Obere Grenze: Medianentgelt für Kaufleute für Büromanagement von 3.627 € brutto im Monat bei Vollzeit laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Datenstand 2025). Die genaue Aufschlüsselung der Digital-Apes-Kosten finden Sie im Rechner weiter unten.

Baustein 1

Digital Apes: Umsetzung, Einrichtung & laufende Betreuung

Einmalig
ab 1.490 €netto*

Einrichtung & Konfiguration

  • Analyse Ihrer Kanzlei-Prozesse
  • Kanzleispezifische Konfiguration
  • Routing-Logik & Eskalationsregeln
  • StBerG-konforme Gesprächsführung
  • Stimmauswahl & Feintuning
  • Systemanbindung & technisches Setup
  • Proof of Concept & Revisionen
  • Go-Live-Begleitung

* Für einen Standort mit bis zu 30 Mitarbeitenden. Mit Digital Apes Voice Connect (DATEV-Anbindung, Regelfall bei Steuerkanzleien) 1.990 € statt 1.490 €. Für größere Kanzleien oder mehrere Standorte erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.

Monatlich (Mindestlaufzeit 12 Monate)
ab 449 €netto / Monat*

Support & laufende Optimierung

  • Persönlicher Ansprechpartner
  • Laufende Optimierung auf Basis realer Gesprächsdaten
  • Anpassungen an neue Anforderungen
  • Performance-Monitoring
  • Erreichbarkeit bei Fragen und Änderungswünschen

* Mit Digital Apes Voice Connect (DATEV-Live-Anbindung an Ihre Mandantenstammdaten) 599 € netto/Monat statt 449 €. fonio.ai-Tarif kommt in beiden Fällen separat hinzu.

Digital Apes Voice Connect

Live-Anbindung an Ihre DATEV-Mandantenstammdaten (Mandantenerkennung per Rufnummer, laufende Synchronisation). Für die meisten Steuerkanzleien der Regelfall.

1.990 € netto Einrichtung599 € netto/Monat (exkl. fonio-Tarif)

Enthält Einrichtung, laufenden Betrieb und Überwachung der DATEV-Schnittstelle. Die DATEV-Zugangslizenz (Klardaten) beziehen Sie direkt beim Anbieter — ab 85 € netto/Monat bei jährlicher Zahlung. Der Vertrag läuft unmittelbar zwischen Ihrer Kanzlei und Klardaten, damit Ihre Mandantenstammdaten nicht über eine zusätzliche Vertragskette laufen. Gleiche Mindestlaufzeit wie die Standard-Betreuung (12 Monate).

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30 Minuten, unverbindlich. Wir schauen uns Ihre Telefonprozesse an.

Baustein 2

fonio.ai: Software-Plattform, Telefonie & Minuten

Solo

Für kleinere Kanzleien

1-20 Anrufe/Tag

119 € / Monat
  • 1.000 Minuten inkl.
  • Jede weitere Minute 0,15 € (jährlich 0,12 €)
  • 1 gleichzeitiger Anruf (keine Parallelanrufe)
  • 1 Telefonnummer inkl.
  • Weitere Nummern 7 €/Monat
  • 1 User
  • 120+ Stimmen, 60+ Sprachen
  • Terminplaner
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Empfohlen

Team

Für mittlere bis größere Kanzleien

20-100 Anrufe/Tag

359 € / Monat
  • Alles aus Solo
  • 3.600 Minuten inkl.
  • Jede weitere Minute 0,15 € (jährlich 0,12 €)
  • 3 gleichzeitige Anrufe
  • 3 Telefonnummern inkl.
  • Weitere Nummern 7 €/Monat
  • Unbegrenzte User
  • Eigener SIP-Trunk
  • Outbound-Anrufe & Kampagnen
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Scale

Für große Kanzleien

ab 100 Anrufe/Tag

ab 599 € / Monat
  • Alles aus Team
  • Ab 6.000 Minuten inkl.
  • Bis zu 0,10 € pro Minute
  • Individuelle gleichzeitige Anrufe
  • Individuelle Telefonnummern
  • Eigene Stimme
  • Zero Data Retention
  • Individueller SLA
Jetzt bei fonio starten

fonio.ai ist eine der führenden KI-Telefonie-Plattformen im deutschsprachigen Raum mit 10.000+ Kunden, DSGVO- und EU-AI-Act-konform. Alle Preise netto.

Die „Jetzt bei fonio starten"-Buttons sind Partnerlinks zu fonio.ai.

Lohnt sich das für Ihre Kanzlei?

Stellen Sie die Werte auf Ihre Kanzlei ein. Der Rechner zeigt, wie viel Telefonzeit der KI-Telefonassistent pro Monat einspart – und ab wann er sich rechnet.

25
4 Min
70 %
20 €
Zeitersparnis

25 Std/Monat

Heutige Telefon-Personalkosten
490 €/Monat
KI-Telefonassistent
718 €/Monat
Ersparnis
-228 €/Monat

Bei diesem Volumen überwiegt noch der reine Zeitwert nicht – der eigentliche Nutzen liegt dann in Erreichbarkeit und gewonnenen Mandaten.

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Annahmen: 21 Arbeitstage/Monat, KI-Kosten 568 €/Monat netto (fonio Solo + Betreuung), Einrichtung 1.490 € netto. Mit Digital Apes Voice Connect (DATEV-Live-Anbindung): 1.990 € Einrichtung, 718 €/Monat. Bewusst konservativ: gerechnet wird ausschließlich die eingesparte Telefonzeit – entgangene Mandate sind nicht eingerechnet. Alle Werte sind Schätzungen, kein verbindliches Angebot.

Es gibt noch eine zweite Rechnung

Der Rechner oben zeigt, was der Telefondienst an Personalzeit kostet. Die zweite Frage ist teurer: Was kostet es, wenn Ihre Fachkräfte mitten in der Akte unterbrochen werden? Diese Zeit fehlt nicht am Empfang, sondern in der abrechenbaren Beratung.

Unterbrechungskosten mit Ihrem Stundensatz berechnen

Rechenbeispiel: Kanzlei mit 10 Mitarbeitern

Variante A: Vollzeitkraft am Empfang

  • Personalkostenca. 35.000-45.000 €/Jahr
    (ca. 3.300 €/Monat)
  • VerfügbarkeitNur Arbeitszeiten
  • Urlaub & KrankheitVertretung nötig
  • Erreichbarkeitca. 60-70%

Variante B: KI-Telefonassistent

  • Einmaligab 1.490 € (Einrichtung)
  • Monatlich449 € + 359 € = 808 €
    (Digital Apes + fonio Team)
  • Verfügbarkeit24/7/365
  • Erreichbarkeit100%
  • ParallelanrufeBis zu 3 gleichzeitig
Ersparnis vs. Vollzeitkraftca. 2.800 €/Monat

Hinzu kommt: Mit Digital Apes Voice Connect (DATEV-Live-Anbindung, Regelfall bei Steuerkanzleien) liegt die Einrichtung bei 1.990 € statt 1.490 € und die Betreuung bei 599 € statt 449 € pro Monat. Jeder verpasste Anruf ist außerdem ein potenzieller Mandant. Bei einem durchschnittlichen Mandantenwert von 2.000-5.000 € pro Jahr rechnet sich die Investition bereits nach wenigen gewonnenen Mandanten. Alle Kostenfaktoren im Detail – inklusive Self-Service-Vergleich und ROI-Rechnung – erklärt der Ratgeber was ein KI-Telefonassistent für Steuerberater kostet.

30-Tage-Geld-zurück-Garantie

fonio.ai bietet eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie auf die Plattformkosten. Testen Sie risikofrei.

Häufige Fragen zu den Preisen

Was kostet ein KI-Telefonassistent für Steuerkanzleien?
Ein KI-Telefonassistent von Digital Apes kostet einmalig ab 1.490 € für die Einrichtung und laufend ab 568 €/Monat. Die monatlichen Kosten setzen sich zusammen aus der fonio.ai-Plattform (ab 119 €/Monat) und der Digital-Apes-Betreuung (ab 449 €/Monat). Mit Digital Apes Voice Connect (DATEV-Live-Anbindung, dem Regelfall bei Steuerkanzleien) liegt die Einrichtung bei 1.990 € und die Betreuung bei 599 €/Monat statt 449 €, fonio.ai kommt weiterhin separat hinzu. Alle Pakete sind transparent kalkuliert, es gibt keine versteckten Kosten.
Kommen noch weitere Kosten dazu?
Nein. Digital Apes Einrichtung + Betreuung + fonio-Tarif = Gesamtkosten. Keine versteckten Gebühren, keine Überraschungen.
Was unterscheidet Sie von Anbietern, die ab 29 € im Monat werben?
Der Preisunterschied ist ein Leistungsunterschied. Bei Self-Service-Anbietern richten Sie den Assistenten selbst ein: Gesprächsleitfaden schreiben, Weiterleitungen pflegen, Eskalationsregeln festlegen, nachbessern, wenn ein Gespräch schieflief. Bei uns übernimmt das ein Mensch, der diese Arbeit in über 60 Steuerkanzleien gemacht hat – und der alle zwei Wochen die echten Gespräche auswertet und nachschärft. Wir haben die Anbieter offen gegenübergestellt, inklusive der Fälle, in denen ein anderer besser zu Ihnen passt.
Was ist in den 449 € pro Monat enthalten?
Die laufende Betreuung: Wir werten regelmäßig echte Gespräche aus und schärfen den Gesprächsleitfaden nach. Wir pflegen Änderungen ein, wenn jemand neu anfängt, ausscheidet oder in Urlaub geht. Wir passen den Assistenten an, wenn fonio.ai neue Funktionen bekommt. Und Sie haben einen festen Ansprechpartner statt einer Ticket-Warteschlange.
Kostet es extra, wenn sich bei uns etwas ändert?
Nein, genau dafür ist die monatliche Betreuung da. Neue Mitarbeitende, geänderte Zuständigkeiten, andere Öffnungszeiten, Betriebsferien, ein zusätzliches Standardanliegen – das pflegen wir ein, ohne dass eine zusätzliche Rechnung kommt. Erst wenn es um echte Erweiterungen geht, etwa eine zusätzliche Rufnummer oder die Anbindung an ein weiteres System, sprechen wir vorher über die Kosten.
Lohnt sich das für eine kleine Kanzlei mit 3 Mitarbeitern?
Das hängt von Ihrem Anrufvolumen ab. Bei 10-20 Anrufen pro Tag und dem Solo-Tarif (119 € + 449 € = 568 €/Monat) kann sich die Investition bereits lohnen, wenn Sie dadurch 2-3 neue Mandanten pro Jahr gewinnen oder Ihre Mitarbeiter entlasten.
Gilt der Preis auch für mehrere Standorte?
Der Einrichtungspreis von 1.490 € (1.990 € mit Digital Apes Voice Connect / DATEV-Anbindung) gilt für einen Standort mit bis zu 30 Mitarbeitenden. Für größere Kanzleien oder mehrere Standorte rechnen wir individuell – melden Sie sich einfach, dann sehen wir uns Ihre Struktur an und Sie bekommen ein konkretes Angebot statt einer Schätzung.
Was passiert, wenn wir mehr Anrufe haben als im Tarif enthalten?
Die Minutenkontingente gehören zum fonio.ai-Tarif, nicht zu unserer Betreuung. Wenn Ihr Volumen dauerhaft über dem gebuchten Paket liegt, wechseln Sie in den nächstgrößeren Tarif. Wir sehen das in der laufenden Auswertung meist früher als Sie und melden uns von selbst, bevor es eng wird.
Kann ich mit dem Solo-Tarif starten und später upgraden?
Ja, der fonio-Tarif kann jederzeit angepasst werden. Wir beraten Sie im Erstgespräch, welcher Tarif zu Ihrem Anrufvolumen passt.
Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?
Ja, die Digital Apes Betreuung hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten. Danach läuft sie automatisch weiter, wenn Sie nicht kündigen. Die fonio.ai Plattformkosten sind monatlich kündbar.
Was passiert nach den 12 Monaten?
Unsere Arbeit hört nach 12 Monaten nicht auf. fonio.ai entwickelt sich permanent weiter – neue Features, bessere Spracherkennung, erweiterte Integrationen. Wir prüfen bei jedem Update, was für Ihre Kanzlei relevant ist, und passen Ihren Assistenten entsprechend an. Deshalb bleiben die meisten Kunden freiwillig bei uns.
Kann ich die Einrichtungskosten auf Raten zahlen?
Sprechen Sie uns im Erstgespräch darauf an. Wir finden eine Lösung, die zu Ihrer Situation passt.

Individuelles Angebot in 30 Minuten

Im Erstgespräch analysieren wir Ihr Anrufvolumen und empfehlen den passenden fonio-Tarif. Keine Verpflichtung.

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