Praxisbeispiel aus dem laufenden Betrieb
DATEV-Anbindung für den KI-Telefonassistenten
Der Assistent erkennt Mandanten live aus den DATEV-Stammdaten — nicht aus einer Liste, die jemand pflegen muss. Seit August 2026 produktiv bei der Consultia Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Berlin.
Das Problem mit gepflegten Listen
Damit ein Sprachassistent einen Anrufer beim Namen nennen kann, muss er die Rufnummer zuordnen können. Üblich ist dafür eine exportierte Mandantenliste — eine Tabelle, die jemand in der Kanzlei aktuell hält.
Eine Liste ist immer der Stand des letzten Exports.
Jeder neue Mandant, jede geänderte Rufnummer, jeder Wechsel des Ansprechpartners muss nachgetragen werden. Im Kanzleialltag unterbleibt das regelmäßig — und dann erkennt der Assistent Anrufer nicht, die in DATEV längst sauber erfasst sind.
Hinzu kommt ein Detail, das in der Praxis den größten Teil ausmacht: Firmenmandanten stehen in DATEV nicht im Feld „Nachname“, sondern im Feld „Name“. Eine Erkennung, die nur den Nachnamen prüft, findet Gesellschaften grundsätzlich nicht — und das ist bei den meisten Kanzleien die Mehrheit der Mandate.
Wie die Anbindung arbeitet
Der Abgleich läuft, bevor das Gespräch beginnt. Er ist lesend und auf die Felder beschränkt, die für die Zuordnung nötig sind.
Anruf kommt an
Der Sprachassistent übergibt die Rufnummer des Anrufers an die Schnittstelle — bevor das erste Wort gesprochen ist.
Abgleich gegen DATEV
Die Rufnummer wird lesend gegen die DATEV-Mandantenstammdaten geprüft. Gesucht wird sowohl nach Personen- als auch nach Firmennamen.
Begrüßung mit Namen
Wird der Mandant gefunden, begrüßt der Assistent ihn namentlich und kennt den zuständigen Ansprechpartner. Wird er nicht gefunden, läuft das Gespräch normal weiter.
Praxisbeispiel: Consultia, Berlin
Die Consultia Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mbH mit Sitz in Berlin setzt den KI-Telefonassistenten seit 2025 ein. Im August 2026 kam die DATEV-Anbindung dazu — seitdem läuft die Mandantenerkennung im produktiven Betrieb über die Stammdaten statt über eine gepflegte Tabelle.
Was sich dadurch geändert hat
- Die Mandantenliste muss nicht mehr exportiert und nachgepflegt werden.
- Auch Firmenmandanten werden namentlich begrüßt, nicht nur Einzelpersonen.
- Neue Mandanten sind erkannt, sobald sie in DATEV stehen — ohne Zwischenschritt.
- Die Rufnummer des Anrufers verlässt die Kanzlei-Umgebung nicht als Teil einer Tabelle.
Nennung mit freundlicher Genehmigung der Consultia Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mbH.
Warum der Lizenzvertrag direkt läuft
Den technischen Zugang zu DATEV stellt Klardaten bereit, über das Produkt DATEVconnect Gateway. Klardaten hostet in Deutschland und beschreibt die Plattform ausdrücklich als DSGVO-konform und auf § 203 StGB ausgelegt; Zugriffe werden protokolliert und sind nachvollziehbar.
Die Kanzlei schließt den Lizenzvertrag direkt mit Klardaten ab — nicht über uns. Das ist eine bewusste Entscheidung: So entsteht über die DATEV-Mandantenstammdaten keine zusätzliche Vertragskette. Wir richten die Schnittstelle ein, betreiben und überwachen sie; die Datenhoheit bleibt unmittelbar zwischen Ihrer Kanzlei und dem Anbieter.
Abgerufen werden ausschließlich die Felder, die zur Zuordnung eines Anrufers nötig sind. Belege, Buchführung, Lohn und Jahresabschlüsse bleiben unberührt, obwohl die Schnittstelle sie technisch bereitstellen könnte. Diese Beschränkung halten wir im Auftragsverarbeitungsvertrag ausdrücklich fest, statt sie als selbstverständlich vorauszusetzen.
Was die Anbindung kostet
Einrichtung mit DATEV-Anbindung
einmalig, vollständig durch uns
Betreuter Betrieb inkl. Schnittstelle
Betrieb, Optimierung, Monatsreport, Überwachung, Rückmeldung binnen 4 Stunden werktags
DATEV-Zugangslizenz (Klardaten)
beziehen Sie direkt beim Anbieter — nicht über uns
Alle Preise netto. Hinzu kommt der Tarif des Sprachdienstleisters. Mindestlaufzeit 12 Monate. Voraussetzung ist ein DATEV-Arbeitsplatz in der Kanzlei; ob Ihre Installation geeignet ist, klären wir vor dem Angebot.
Häufige Fragen
Kann ein KI-Telefonassistent auf DATEV zugreifen?
Ja. Der KI-Telefonassistent von Digital Apes greift über das DATEVconnect Gateway von Klardaten lesend auf die DATEV-Mandantenstammdaten zu. Beim eingehenden Anruf wird die Rufnummer gegen die Stammdaten geprüft; wird der Mandant gefunden, begrüßt der Assistent ihn namentlich. Die Anbindung ist seit August 2026 bei der Consultia Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Berlin produktiv im Einsatz.
Warum reicht eine gepflegte Mandantenliste nicht aus?
Eine manuell gepflegte Liste ist immer der Stand des letzten Exports. Jeder neue Mandant, jede geänderte Rufnummer und jeder Wechsel des Ansprechpartners muss nachgetragen werden. Genau das unterbleibt im Kanzleialltag regelmäßig — die Liste altert, und der Assistent erkennt Anrufer, die längst erfasst sind, trotzdem nicht. Mit der DATEV-Anbindung entfällt dieser Pflegeschritt vollständig.
Ist die DATEV-Anbindung mit der Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB vereinbar?
Klardaten beschreibt sein DATEVconnect Gateway ausdrücklich als DSGVO-konform und auf § 203 StGB ausgelegt; gehostet wird in Deutschland, alle Zugriffe werden protokolliert. Entscheidend ist zusätzlich die Vertragskonstruktion: Die Kanzlei schließt den Lizenzvertrag direkt mit Klardaten ab, nicht über Digital Apes. Dadurch entsteht keine zusätzliche Vertragskette über die Mandantenstammdaten.
Welche Daten liest der Assistent aus DATEV?
Ausschließlich die Stammdaten, die zur Zuordnung eines Anrufers nötig sind — im Wesentlichen Rufnummer, Mandantenname beziehungsweise Firmenname und der zuständige Ansprechpartner. Der Zugriff erfolgt lesend. Belege, Buchführungsdaten, Lohndaten oder Jahresabschlüsse werden nicht abgerufen, obwohl die Schnittstelle sie technisch bereitstellen könnte. Diese Beschränkung ist bewusst gesetzt und gehört in den Auftragsverarbeitungsvertrag.
Was kostet die DATEV-Anbindung?
Bei Digital Apes kostet die Einrichtung mit DATEV-Anbindung 1.990 € netto einmalig, der betreute Betrieb 599 € netto im Monat. Hinzu kommt die DATEV-Zugangslizenz von Klardaten ab 85 € netto im Monat, die die Kanzlei direkt beim Anbieter bezieht, sowie der Tarif des Sprachdienstleisters.
Funktioniert die Anbindung auch bei Firmenmandanten?
Ja, und das ist in der Praxis der häufigere Fall. In den DATEV-Stammdaten stehen Firmenmandanten nicht im Feld Nachname, sondern im Feld Name — eine Erkennung, die nur den Nachnamen prüft, findet sie deshalb nicht. Die Anbindung wertet beide Felder aus, sodass auch Gesellschaften namentlich begrüßt werden.
Ob das bei Ihnen funktioniert, sehen wir in 20 Minuten
Wir schauen uns gemeinsam an, wie Ihre Stammdaten gepflegt sind und ob die Anbindung in Ihrer DATEV-Umgebung möglich ist. Wenn nicht, sagen wir das — dann arbeitet der Assistent wie bisher mit einer Liste.
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